Geri bildirim istemenin doğru yolu

Çalışma hayatında en çok istenen ama en az sorulan şey geri bildirimdir. Herkes nasıl gittiğini merak eder, kimse doğrudan sormaz. Sormamanın sebebi tembellik değil, korkudur: ya cevap kırıcı olursa, ya güvensiz görünürsek, ya sormak bile bir zayıflık işareti sayılırsa. Böylece insanlar aylarca kendi performansları hakkında tahmin yürütür, tahminler de genellikle gerçekten daha karamsardır.

Belirsizlik, kötü haberden daha yorucudur

Bir işin nasıl karşılandığını bilmemek, zihni sürekli arka planda çalışan bir uygulamaya benzetir. Gönderilen raporun ardından gelen sessizlik, çoğu insanda "beğenilmedi" olarak okunur. Oysa sessizliğin en yaygın sebebi meşguliyettir. Bu boşluğu doldurmanın tek sağlıklı yolu, boşluğu tahminle değil soruyla kapatmaktır.

Geri bildirim istemenin bir yan faydası daha vardır: soruyu soran kişi, konuşmanın çerçevesini kendisi kurar. Kendiliğinden gelen değerlendirmeler çoğu zaman genel ve dağınıktır. İstenen geri bildirim ise hedeflidir, çünkü soruyu soran neyi öğrenmek istediğini belirlemiştir.

Doğru soru, doğru cevabı çağırır

"Nasıl gidiyorum?" sorusunun cevabı neredeyse her zaman "iyi gidiyorsun" olur. Bu cümle kimseye bir şey öğretmez. Çünkü genel sorular, kibar ve genel cevaplar üretir. Öğretici olan sorular dardır: "Bu sunumda hangi bölüm izleyiciyi kaybetti?", "Rapordaki hangi kısmı ikinci kez okumak zorunda kaldın?", "Bir sonraki denemede bir tek şeyi değiştirebilseydim, ne olurdu?"

Bu tarz sorular karşı tarafı da rahatlatır. Çünkü kimse birinin genel değerini yargılamak istemez; ama belirli bir paragrafın kafa karıştırdığını söylemek kolaydır. Soruyu daralttığınızda karşınızdakinden kötü haber değil, kullanılabilir bilgi istemiş olursunuz.

Cevabı dinlerken savunmaya geçmemek

Geri bildirim istemenin zor kısmı sormak değil, cevabı duyduktan sonraki ilk otuz saniyedir. O anda içeriden yükselen ses hemen açıklama yapmak ister: "Aslında şöyle olmuştu", "zaman yetmedi", "bana verilen bilgi eksikti". Bu açıklamalar doğru bile olsa, konuşmayı bitirir. Karşı taraf bir daha ikinci bir eleştiri getirmeye gerek görmez.

Basit bir kural işe yarar: cevabı duyduktan sonra ilk cümlen soru olsun. "Bunu biraz açar mısın?", "Hangi noktada fark ettin?" Bu, hem daha fazla bilgi getirir hem de savunma refleksini geciktirir. Açıklama yapmanız gerekiyorsa bile bunu, geri bildirimi tam olarak anladıktan sonra yapmak çok daha etkilidir.

Not almanın sessiz gücü

Geri bildirimi duymak ile hatırlamak arasında büyük bir fark vardır. Konuşma bittikten sonra duyulanların çoğu, aradan bir hafta geçmeden kaybolur ya da hafızada yumuşayıp genel bir "iyiydi" hissine dönüşür. Kısa bir not, bunu engeller. Not tutmanın bir başka etkisi daha vardır: karşı taraf yazdığınızı gördüğünde, söylediklerinin ciddiye alındığını hisseder ve bir dahaki sefere daha açık konuşur.

Notları biriktiren kişi birkaç ay sonra elinde kendi gelişim haritasını bulur. Aynı uyarının farklı kişilerden üç kez gelmesi rastlantı değildir; bu, üzerinde çalışılması gereken gerçek bir alandır. Buna karşılık yalnızca bir kez, tek bir kişiden gelen bir eleştiri çoğu zaman kişisel bir tercihtir ve o kadar ağırlık taşımaz.

Yukarı doğru geri bildirim

Geri bildirim tek yönlü değildir. Bir ekibin sağlığı, alt kademelerin de yukarıya doğru konuşabilmesine bağlıdır. Ancak bu, en riskli konuşma türüdür ve dikkatli bir dil ister. En güvenli yol, kişiyi değil süreci konuşmaktır: "Bu işin bana ulaşma biçimi zaman kaybettiriyor" cümlesi, "işleri geç iletiyorsun" cümlesinden hem daha doğru hem de daha kullanışlıdır.

Bir de zamanlama meselesi vardır. Yoğun bir günün ortasında, herkesin gergin olduğu bir anda söylenen doğru cümle bile yanlış duyulur. Konuşmayı bilinçli olarak sakin bir zamana taşımak, söylenen şeyin işitilme ihtimalini ciddi biçimde artırır.

Alışkanlığa dönüştüğünde

Geri bildirim istemek düzenli bir alışkanlık hâline geldiğinde tuhaf bir şey olur: eleştiri artık bir olay olmaktan çıkar. Yılda bir kez yapılan büyük değerlendirme toplantıları insanları geren şeylerdir, çünkü orada biriken her şey aynı anda masaya gelir. Ayda bir sorulan küçük sorular ise yükü dağıtır. Küçük ve sık gelen bilgi, seyrek ve büyük gelen bilgiden hem daha az acıtır hem de daha çabuk işe yarar.

Sonuçta geri bildirim istemek bir özgüven gösterisi değildir; merakın mesleki hâlidir. Merak eden kişi öğrenir, öğrenen kişi de zamanla sormaya daha az ihtiyaç duyar, çünkü artık nereye bakacağını bilir.